. . . שיטה, מרכז התוכנה לעסקים - תוכנת הנהלת חשבונות - כמכונה משומנת לניהול הכספים בעסק שלך
דף הבית >> תוכנת הנהלת חשבונות - כמכונה משומנת לניהול הכספים בעסק שלך
המאמר הבא יציג 3 גישות מתקדמות להתמודדות עם גבית הכספים בעסק שלך, בעזרת שימוש בתוכנת הנהלת חשבונות ממוחשבת.
הכוונה של המאמר, להציג את היתרונות שיש לתוכנה - על-פני שימוש באמצעים ידניים לניהול המידע בעסק.

במאמר הבא לא נדון ב-
  1. תוכנות מורכבות ויקרות.
  2. תוכנות מסובכות להפעלה.
  3. פתרונות שיעלו לכם כסף רב.

במאמר הבא כן נדון ב-
  1. גבית תשלום מלקוחות - מתי ואיך - כדי להיות שקט.
  2. ניהול המוצרים שעל המדף בעסק שלך - דע מה ההבדל בין גלידת חומוס ובין גלידת פצפוצים.
  3. גביית חובות - לגבות חובות בלי עכבות.

כל אחד מאיתנו, בעלי העסקים, מתמודד עם סוגיית ניהול וגבית הכספים בעסק.
הנושא אינו נושא פשוט, והוא נמצא בלב-ליבו של כל עסק.

ברור לכולנו, שאנחנו לא עובדים עבור כסף.
אמרו זאת רבים וטובים לפני, ועוד יאמרו אחרי...
אנחנו עובדים בשביל להרגיש חיוניים לחברה, לקהילה, למשפחה.
כל אחת ואחד מאיתנו יכול לעצור עכשיו - ולמצוא הרבה סיבות למה הוא/היא יוצא/ת לעבודה כל בוקר.

הראיה לכך היא אמהות רבות אשר יציאתן לעבודה לרוב תכסה את העלות של הגנים של הילדים, אשר אלמלא היו יוצאות לעבודה - היתה נחסכת.
אמהות אלה יוצאות לעבודה למרות העובדה שהכסף שנכנס יוצא בדלת השניה.

אז מדוע כסף הוא פקטור כל-כך חשוב ?!
כי כסף, עבור עסקים, הוא המדד העיקרי, אולי היחידי - להצלחת העסק.
כי כסף משמש אותנו למימוש החלומות שלנו.
כי כסף הוא עבורנו חופש, או שעבוד - תלוי כמה יש לנו בבנק.

לכן, חשיבות ניהול הכסף בעסק היא גבוהה מאוד בסולם העדיפויות.
זה נשמע ברור מאליו - לנהל את הכסף בעסק.
אולם - מפתיע כמה עסקים בוחרים לא לעשות זאת, מפתיע כמה עסקים מנהלים את עצמם בצורה אקראית בלי לדעת מה קורה באמת בעסק שלהם.

עסקים רבים כיום נוטים להמשיך לעשות שימוש בפנקסי חשבוניות ידניים.
לנהל את הלקוחות שלהם ברשימות אקראיות אם בכלל, ובמקרה הטוב יותר באקסל צדדי ובלתי מעודכן.
לנהל את המוצרים שלהם בצורה "תחושתית" - בלי לדעת באמת איזה מוצר הוא מוביל, איזה נחשל.
לנהל את עצמם בלי בקרה ובלי יכולת לדעת בכל רגע נתון מה הולך להיות עם הכספים שאמורים להכנס לעסק שלהם.

עסקים רבים שכן עובדים עם תוכנת ניהול חשבונות ממוחשבת, עדיין לא ממצים את כל הכלים שבאפשרותם לממש בתוכנה, ובכך מונעים מעצמם יכולות שניתנות להם בקליק וחצי ללא כל מאמץ.

ברור שעסק שאינו עובד בצורה ממוחשבת נותן לעסק המתחרה שלו, שכן עובד כך, יתרון תחרותי משמעותי.

הלקוחות שלנו, תופסים אותנו כמקצוענים גדולים יותר, אם הם רואים אותנו עובדים בצורה יעילה ומסודרת.
זה ממתג אותנו כעסק שמבין מה הוא עושה, לא רק במקצוע שלו - אלא גם בניהול העסק עצמו.
העובדה שאנחנו יכולים לאסוף את המידע בקלות גדולה מאפשרת לנו היום לתעד הרבה יותר מידע, להגיב מהר יותר לתנודות השוק ומהר יותר ללקוחות שלנו ולצרכים שלהם.

במילים אחרות - ניהול העסק היום מחייב יכולות שבעבר היו "רשות".

היום אני הולכת לספר לכם על 3 גישות מתקדמות, שאפשר בזכותן ליצור הכנסות טובות יותר לעסק.

לא אנסה ליצור לכם מוצרים חדשים על המדף, אלא אנסה להסביר במאמר זה - כיצד, באמצעים ממוחשבים, אפשר ליצור הכנסות במהירות גדולה יותר.

תוכנת הנהלת חשבונות - כמכונה משומנת לניהול הכספים בעסק שלך

1 - תשלום מראש ובכרטיס אשראי

תקלו על הלקוחות שלכם לשלם לכם !

כאשר אתם מאפשרים ללקוחות שלכם לשלם לכם בכרטיס אשראי, אתם פותרים 90% מבעיות הגביה בעסק.

תעזרו להם לסגור את העסקה בתשלום מראש, כאשר כל שיהיה עליכם לעשות מעכשיו - הוא להמם אותם במוצר המופלא שלכם.

ההוצאה מבוצעת במעמד העסקה, מיד לאחר שאמרתם את הסכום - הכסף משולם, והעסקה נסגרת.

המודל הזה מתאים לשילוב עם תעודת אחריות של החזר כספי מובטח, ובכך גם אתם לא צריכים לרוץ אחרי התשלום לאחר השירות, וגם הלקוח יכול להנות משירות שהוא יודע שאם לא יתאים לו - הוא יוכל לקבל את כספו בחזרה.

תשלום מראש אפשרי גם בהעברה בנקאית, אולם הדרך המהירה ביותר לקבל את כספו של הלקוח שלכם - הוא בכרטיס אשראי.

איך עושים את זה ?

איך מאפשרים ללקוחות שלי לשלם לי בכרטיס אשראי ?


שלב ראשון - יצירת קשר עם חברת אשראי לפתיחת חשבון סליקה
כדי לעבוד עם סליקת כרטיס אשראי, עליכם ליצור קשר עם אחת מחברות הסליקה באשראי בארץ - ישראכרט, ויזה כ.א.ל, או לאומי כארד. 

לאומי כארד - 03-6177766
ויזה כ.א.ל - 03-5726555
ישראכרט - 1800-840-840, 03-6364700

לאחר שיצרת קשר עם אחת מחברות אלה, תקבע לך פגישה עם נציג מטעמן.

ההבדל בין שלושת החברות הוא בסוג הכרטיסים שכל אחת מהן סולקת, בעמלות ובשירות. לא נוכל להכנס כאן להמלצות, אך מומלץ כמובן ללכת על החברה שמאפשרת את מגוון הכרטיסים הרחב ביותר, אבל להתחשב בכרטיסים המוכרים לך מרוב לקוחותיך (אל תתאמץ לאפשר סליקה לכל הכרטיסים, 4 המובילים מספיקים).

שלב שני - פתיחת מסוף ע"י אחת מהחברות הידועות לנושא זה

לאחר שיש לך מספר חשבון, תוכל לפנות לאחת מהחברות בארץ המאפשרות סליקה דרכן.

זי-קרדיט (מומלצת), ארקום, קארדקום, וכדו'...

מהם תקבל מספר מסוף וסיסמא, יתכן וגם קובץ להתקנה מקומית על המחשב שלך, שבהם תעשה שימוש בתוכנת הנהלת החשבונות שלך, ו/או באתר שאליו הלקוחות שלך יכניסו את פרטיהם.

חברות אלה לרוב יתקנו לך גם פורטל שדרכו אפשר לסלוק אינטרנטית, ויתרה מזאת - לחלקן ישנה גם אפשרות של הפקת חשבונית דיגיטלית מיידית למייל של הלקוח המשלם.

שלב שלישי - קליטת פרטי המסוף שלך בתוכנת הנהלת החשבונות שלך

בשלב זה מכניסים את הפרטים של מסוף האשראי + הסיסמא, מתקינים את הקובץ אם יש, לתוכנת הנהלת החשבונות - והנכם מוכנים לביצוע הסליקה.

מומלץ לסלוק את כרטיס האשראי ישירות לתוכנת הנהלת חשבונות במהלך עריכת קבלה, חשבונית מס-קבלה או תעודת החזר. החשיבות בכך היא יעילות הפעולה, מהירותה ותיעוד הפרטים בצורה אוטומטית.

בסיום הפעולה - מומלץ לשלוח בדוא"ל את החשבונית / קבלה ללקוח - עם חתימה דיגטלית כחוק.

כדאי ומומלץ לאפשר ללקוחות שלך לסלוק ישירות דרך האתר שלך, ולקשר זאת אוטומטית עם מערכת הנהלת חשבונות שתקבל את הנתונים בזמן אמת ותשלח אוטומטית חשבונית ללקוח המשלם.

גם אם עדיין אין לך אתר מסודר, וגם אם אין לך עדיין אפשרות לתת ללקוחות שלך לשלם אוטומטית בטופס מאובטח, השימוש בכרטיס אשראי אפשרי גם בעסקה טלפונית שאתה מקבל בה את פרטי הכרטיס מהלקוח.

הערה חשובה בנוגע לאבטחת המידע של כרטיסי האשראי של לקוחותיך - תוכנות ששומרות פרטי כרטיס אשראי, צריכות לעמוד בתקן PCI, האומר שהמידע שמור ומאובטח. פרטי כ.א. הינם פרטים רגישים של לקוחות שלכם, ולכן שמירתם באמצעים שאינם מאובטחים מספיק הינה שירות גרוע ללקוח שלך. אל תשמור את הפרטים המלאים של כרטיסי האשראי שלך בתוכנה לא מאובטחת. יש היום מספיק אמצעים שיאפשרו לך גביה חוזרת (שימוש בתוקן) גם ללא שמירה של פרטי הכרטיס עצמם.

2 - תנהלו את המוצרים שאתם מוכרים - אל תשארו בערפל

יש לכם סל מוצרים בעסק, חלק מוכר יותר וחלק מוכר פחות.
איך תדעו כמה גלידת הוניל-פצפוצים מוכרת ? או האם גלידת החומוס גרעינים שהשקתם בשנה שעברה מצליחה להמכר ?

כאשר מוצר לא נמכר כפי שאתם מצפים, אפשר לעשות אחד משני דברים -
או
א. להוריד אותו מהמדף.
או
ב. לקדם אותו יותר (בהנתן מצב שבו המוצר השני מקודם מספיק).

בכל אחד משני המקרים - אתם רוצים לדעת מראש אם המוצר לא מוכר מספיק. אתם רוצים לדעת מראש אם המוצר לא נמכר, כדי להסיק את המסקנות לגביו.

הסקת מסקנות מוקדם - תאפשר לכם להתמודד נכון יותר עם כוחות השוק, לתת תשובה הולמת יותר למדף המוצרים שלכם ולהוריד או לקדם מוצר נחשל.

העדר ביצוע בקרה זו יגרום לכם הוצאות מיותרות על מוצר שאין ממנו הכנסה ראויה, תופס מקום על המדף, ושואב אנרגיות חשובות בעסק שהיו יכולות לעבור למוצר ריווחי יותר.

לכן - כאשר בעסק שלכם אתם מנהלים רשימת מוצרים, אשר לא ברור איזה מוצר מוכר כמה, יהיה קשר לעשות את השינויים הנדרשים כדי לשפר את המכירות.

גם כאשר אתם נותנים מוצר שהוא שירות, כגון שעות ייעוץ, או הרצאות - ניתן לסווג את המוצרים שאתם מוכרים. מהנדס יכול לתת מוצר אחד שהוא "תכנון ופיקוח" מוצר שני שהוא "בדיקות בטיחות" ומוצר שלישי שהוא "חו"ד בבית משפט" בכל המקרים - מדובר על שורת נפרדת בחשבונית, שבעתיד יכולה להיות בעלת ערך לדוחות בקרה שניתן ללמוד מהם.

שימוש בתוכנה כדי לבקר מכירות הוא אבן-בסיס בכל תוכנה לניהול חשבונות, גם הפשוטה ביותר.

איך עושים את זה בעזרת תוכנה ?

כאשר אתם עובדים עם תוכנה, לרוב בכל תוכנה, ולו הפשוטה ביותר, ניתן להכניס רשימת פריטים, מעין מחירון. בכל חשבונית ותעודה, אתם יכולים לקלוט את הפריט המתועד.

לאורך תקופה, אתם יכולים לקבל דוח של "מכירות לפי פריט" שמתאר את המכירות של המוצרים שלכם לפי הפריטים שהופיעו בחשבוניות.

בכל תנועה שאתם מכניסים בתוכנת הנהלת החשבונות, תוכלו להגדיר את הקטגוריה שלה, כדי שבעתיד התיעוד יהיה גם ברמת הקטגוריה - דוח רווח והפסד.

למעשה - יש שני רבדים לתיעוד המוצרים שלכם -
הראשון - ברמת השורה בחשבונית, כל שורה נספרת לדוח הפריטים התקופתי.
השני - סיווג החשבוני - נושא החשבון אשר בסוף השנה נאסף לדוח רווח והפסד - שמאפשר לקבל תמונה כוללת על ההכנסות מהנושאים השונים ולא רק סכום סופי.

כל תוכנה שמכבדת את עצמה תנהל ממשק דוחות מתקדם, אשר יאפשר ללקוחותיה להפיק בקליק אחד את הדוח המיוחל לפי פילוחים שונים ותאריכים שונים. בתוכנות המתקדמות תוכלו גם לנהל מחירונים ומחירי עלות למוצרים.

3 - גבית חובות - עינוי סיני עתיק ? או חוויה אוטומטית ?

כל עסק שיש לו יותר מ-5 לקוחות, מכיר את התחושה הזוועתית הזו של יום הגביה.
אתה מכוון את עצמך לתירוצים המרגיזים של הלקוחות שלך, ואתה מכין עצמך לחפש אותם שוב ושוב ושוב ולקבל תשובות מתחמקות.

ללא כל ספק - חוויה מפוקפקת לחלוטין.

לכן - 4 הצעדים לגביה יעילה הם:
  1. תגבו מראש על כל עסקה שאתם יכולים - זה חוסך הון של אנרגיה.
    גם אם המחיר לכך הוא הבטחה להחזר כספי מובטח.
     
  2. לעשות את זה מיידית ולא לחכות הרבה זמן.
     אל תחכו הרבה מדי זמן עד שאתם גובים את התשלום,
    מחקרים מעידים על כך שכאשר אתם לא מבקשים את כספכם בזמן - הלקוח מתייחס לחוב שלכם בזלזול.
     
  3.  תהיו מדוייקים כאשר אתם מבקשים את החוב מהלקוח. לא אומרים ללקוח "אתה חייב לי בערך 1000 ש"ח" >> חובת הדיוק היא עליכם.
    אי דיוק - יגרור תשלום לא מדויק של החוב. לרוב זה יהיה לרעתכם.
     
  4. תקבלו מהלקוחות שלכם - מכולם - את המייל שלהם. תקשורת במיילים עדיפה לרוב הלקוחות.

כדי לממש גביה יעילה, ללא צורך בתקשורת שמבזבזת את זמנכם לריק - קיימות אפשרויות מתקדמות ברמות שונות בתוכנות שונות.
בחלק מהתוכנות תקבלו רשימה מסודרת של כל החייבים - אם פרטי החוב, פרטי הלקוח, וכאשר תנהלו שיחה עם הלקוח - המידע יהיה מדויק ומהיר, ואף ניתן יהיה לשלוח ללקוח בלחיצת כפתור חשבונית או כרטסת שלו.
עם רשימה מסודרת זו תוכלו לשלוח ללקוח שלכם הודעת מייל ברורה עם גובה החוב, הודעה שתתועד אוטומטית, ותשמר אצלכם למעקב בהמשך.


איך עושים גבית חובות אוטומטית ?

כאמור, שיטה שאנחנו מאוד אוהבים לעבוד איתה, ואינה מגבילה את השימוש לתוכנה כזו או אחרת, היא שיטת "מיזוג דואר".

הכוונה היא יצירת הודעת מייל אחידה, אשר נמעניה הם רשימת החייבים, אשר כל אחד מקבל הודעה אישית, עם שמו האישי וגובה החוב שלו - והכל במספר לחיצות עכבר.

בקישור זה ישנו סרטון הסבר כיפי ומהיר על הדרך לעשות גביית חובות אוטומטית באמצעות מיזוג דואר.

ה"איך עושים" גביה אוטומטית אינו מקושר ישירות לניהול החובות בתוכנה.
אם עדיין לא התחלתם לעבוד עם תוכנה, אבל יש לכם אפשרות להכין רשימת אקסל ובה שם הלקוח, המייל שלו, וגובה החוב שלו - אז זה מספיק בשביל לעשות את הגביה האוטומטית במהירות האור, גם אם מדובר על מאות לקוחות.



אם אהבתם את המאמר והוא עזר לכם - תגיבו - תגידו לנו מה אהבתם ואיך המאמר עזר לכם, תקליקו על הלייק.

אם יש לכם שאלות נוספות - תכתבו בתגובות - נשמח לענות.



אלומה גניאל-קובי,

מנכ"ל שיטה, מרכז התוכנה לעסקים.