. . . שיטה, מרכז התוכנה לעסקים - איך לנהל את המשימות שלכם בלי ללכת לאיבוד...
דף הבית >> מאמרים >> ניהול לקוחות CRM >> איך לנהל את המשימות שלכם בלי ללכת לאיבוד...

אל תתנו למשימות שלכם לבלבל אתכם
תנהלו אותן !

להתקשר ללקוח הזה, לעשות פולוואפ ללקוח ההוא, להכין מאמר תוכן, לצלם סרטון, לתת שירות ללקוחות הפעילים שלי, לשחרר סטטוס בפייסבוק, שיווק, מכירות, ניהול צוות

ו....לתחזק את הפס ייצור של העסק שלי... לתחזק את הדבר שבשבילו הקמתי את העסק – את הכשרון שלי...

כל כך הרבה דברים אתם עושים במהלך יום אחד של עבודה.
כל-כך הרבה ציפיות יש לעולם מהעסק שלכם.

שתתנו שירות הכי טוב, גם אם לפני שניה לקוח ישב לכם על הוריד ורוקן אותו מתכולתו, שגם כך היתה מדולדלת.
שתתנו את התכנים הכי איכותיים.
שתתנו את המוצר הכי שווה בשוק.
שתריצו קמפיין מתוקתק.
שתנהלו צוות.

שתעמדו בציפיות הגבוהות ולעיתים הבלתי אפשריות של --- עצמכם.
כל כך הרבה דברים אנחנו עושים כל יום -
איך אנחנו מספיקים...
איך מנהלים את הדבר הזה. איך מנהלים את כל המשימות שיש לעשות. איך יוצרים מנגנון שאומר לי מה המשימות שלי בלי שאני אצטרך ליזום אותם בכל פעם.

איך מתמודדים עם הקושי לנהל משימות לא רק של עצמי, אלא גם בתחומים שונים.
אפליקציה מדהימה לניהול משימות - היא מעולה, אבל האם היא מאפשרת לכם להקצות משימה לעובד, לשייך פעולה ללקוח ? 
ובכלל, פתאום נראה שהמשימה העיקרית שנוצרת כאן היא "ניהול המשימות" עצמן.

במאמר הזה אנחנו רוצים לספר לכם על הדרך שבה אפשר לנהל את המשימות בלי שהם ינהלו אתכם. 

במאמר הזה ננסה להביא לכם את התמצית של מה צריך לעשות כדי להתחיל לנהל משימות כמו שצריך.
 
איך איש אחד --- יכול לנהל
כל-כך הרבה דברים ?!
הבעיה העיקרית של העסק מתחילה כאשר יש יותר מעשר לקוחות, יותר ממוצר אחד על המדף,
ויותר מאדם אחד שמנהל את "מופע הקסמים" הזה (נכון, לפעמים זה "מופע האימים").

עד השלב הזה – אפשר לחיות בשלום עם פנקס, או עם אפליקציה חמודה שאומרת לכם להתקשר ליוסי.

עד השלב הזה – אתם יכולים לאלתר שירות, לאלתר מכירה, סליחה על הבוטות – לאלתר עסק.
משימה חייבת להיות בהקשר עיסקי כלשהו
אין דבר כזה משימה צפה ולא קשורה
מהשלב הזה – הפעילות המאולתרת תגרום לכם לתת שירות פחות טוב ללקוחות שלכם. לדעת עליהם פחות כאשר אתם באים לתת להם פתרון. הפעילות האקראית תיצור ניהול צוות אקראי - או במילים אחרות - ניהול בלי שליטה אמיתית.

אם אתם חושבים שאני טועה, ואומרים בליבכם – בסדר נו... אנחנו עובדים כך שנים, ומרוויחים לא רע . אוכל לומר רק זאת – אם אתם עובדים ככה ומרוויחים מעולה – תחשבו מה היה קורה אילו הייתם עובדים אחרת – הייתם מרוויחים הרבה יותר בהרבה פחות מאמץ.
זה עוד לפני שדיברנו על זה שהלקוחות שלכם יקבלו מכם שירות הרבה הרבה יותר טוב, וכן - גם יתאמצו להמליץ עליכם.

כדי לנהל משימות נכון, צריך ליצור משימות עם הקשר
לכל משימה יש דברים בסיסיים שחובה לנהל בה:
1. לכל משימה יש אחראי לביצוע

אין משימה צפה בעסק, כזו שלא שייכת לאף אחד - משימות כאלה לא מבוצעות בסופו של יום.

לכל משימה יש אחראי להשלים אותה ולסגור אותה.

בעסקים של איש אחד - האחריות לביצוע היא של תחום מסויים.

למשל - אחריות של תמיכה טכנית/שירות לקוח, אחריות של גורם ניהולי (בעתיד יהיה לכם מאוד קל לחלק את התחום המוגדר לעובד שיעזור. למשל: כל המשימות שהוגדרו תמיכה טכנית או שירות לקוח אוטומטית יעברו לעובד החדש).
לכל משימה יש אחראי לביצוע
2. לכל משימה יש תאריך לביצוע

משימה נוצרת עם גבול תאריכי לזמן שצריך לבצע אותה.
זה נכון גם אם המשימה חוזרת על עצמה. למשל - משימה של תשלום מע"מ חוזרת על עצמה בחלק מהעסקים כל חודשיים, והיא בכל פעם בתוקף עד ה-15 לחודש. היא לא משימה שנעה לה לאיטה במערכת - יש לה התחלה אמצע וסוף.
אם המועד משתנה, משנים את תאריך הביצוע.
לכל משימה יש תאריך לביצוע
3. לכל משימה יש קשר לנושא בעסק, ואף ללקוח

משימות בעסק תמיד יהיה קשורות לאחד התחומים בעסק - כספים, שירות לקוח, פיתוח מוצר חדש, פרויקט X, תהליך Y.
כל משימה קשורה למשהו מסויים.
כאשר אתם רוצים לסגור קצוות בנושאי תקציב - אתם תרצו לסנן ולהציג רק את המשימות כספיות.
כאשר אתם רוצים לסגור קצוות בנושא פרויקט מסויים - מעניין אתכם לראות מה הסטטוס של המשימות באותו פרויקט.
ברוב המקרים - יש קשר בין משימה ובין לקוח וצריך לתעד את הקשר הזה, כדי שהמשימה תושלם מול האדם שמצפה לה.
לכל משימה יש הקשר
4. לכל משימה יש סטטוס מוגדר וברור

משימות לא נולדות ונעלמות בזמן נתון, כל הזמן יש משימות, כל הזמן מתחדשים ומתעדכנים דברים. כדי שתדעו בקליק פשוט מה המשימות שצריכים לבצע - צריך להגדיר סטטוס למשימה.
סטטוסים בסיסיים לניהול משימות הם:
פתוח, בתהליך, סגור.

אפשר כמובן להוסיף סטטוסים כיד הדימיון - אבל הסטטוס הוא לרוב מילה אחת (או שתיים) שמייצגת מצב אחד בלבד. 
למשל - לא יכול להיות שמשימה תהיה גם במצב פתוח וגם במצב סגור באותו הזמן.
את כל ה"ברברת" על המשימה תנהלו במקום אחר (מגיעים לזה...).
לכל משימה יש סטטוס - פתוח, בתהליך, סגור
6. תיצרו סט משימות קבוע לכל אירוע שמתרחש בעסק 

תיצרו רשימה של פעולות, משימות, צ'ק ליסט אם תרצו, לכל עניין שאתם עושים בעסק.
אם יש משימות שחוזרות על עצמן כל חודש – לרשום אותן.
אם יש משימות שחוזרות על עצמן בכל פעם שלקוח רוכש מוצר כלשהו – לרשום אותן.
אם יש משימות שחוזרות על עצמן בכל פעם שלקוח מחזיר מוצר כלשהו – לרשום אותן.

בצורה כזו – הטיפול בכל נושא בעסק יהפוך להיות עניין של שגרה ברורה.

לקלוט עובדים חדשים יהיה קל מאוד, כי יהיה ברור מה הם צריכים לעשות בכל שלב של ההתקשרות עם הלקוחות שלכם. יהיה להם קל לתת את השירות הטוב שהלקוח רגיל אליו.

זה כמובן לא מחליף הכשרה מקצועית של העובד, אבל זה בהחלט מחליף שאלות של "מה עושים היום" "מה עושים עכשיו" וכדו' שחוזרות על עצמן – ולמען האמת די מעיקות על בעל העסק ואף מעצבנות אם הן חוזרות על עצמן בכל פעם.
סט משימות קבוע בעסק יוצר סטנדרט אחר - גבוה יותר
שמאפשר לכם לתת ללקוח שלכם שירות טוב יותר !
5. לכל משימה יש להקצות מקום לתעד הערות 

גם אתם וגם העובדים שלכם צריכים להיות מסוגלים לנהל תיעוד של אירועים שמתרחשים בהקשר המשימה.
חשוב לתת מקום להערות, עמודה מתאימה לעניין הזה, ולתעד מה שקורה סביב המשימה הזו.

לעיתים קרובות זה מונע עבודה כפולה ושיחות מיותרות עם אנשים שכבר דיברו איתם בנושא.
זה מקל על עבודת צוות סביב נושא מסויים.
מה קורה אחרי שמתחילים לעבוד בשיטה הזו

העובדים שלכם יכנסו בבוקר למשרד, וידעו בבירור מה עליהם לעשות. לא תצטרכו לקיים פגישת צוות כל בוקר כדי לתת משימות ואף אחד לא ישאל אתכם "מה עושים היום..." התהליך שלהם ברור וידוע.

השיטה הזו כל-כך נוחה, כך שנוצר מצב שבו תוכלו לקשר הסברים למשימות מורכבות יותר, והעובדים שלכם כבר ידעו שבמקום לשאול – יש להם פרוטוקול מסודר של המשימה שלהם, ממש צעד אחר צעד למה שצריך לעשות.
היפה שבדבר – זה שהדברים ניתנים לשינוי ולדיוק במהלך הדרך. זה יוצר תהליך שבסופו התוצר הוא התהליך המדויק ביותר בעסק.
תתחילו לנהל את המשימות שלכם - כבר היום
הלקוחות שלנו לקחו את העניין הזה רחוק יותר

** אחת מהלקוחות שלנו – תיעדה את כל הפעולות שהיא עשתה לקראת כנס מסויים. בכנס הבא היא ידעה בדיוק מה צריך לעשות ומתי, מי אחראי ולמה. הכל היה לה ברשימה מסודרת.

** לקוחה אחרת סיפרה לי שבזכות התהליכים האלה היא הצליחה לשים לב מה המסלול האופטימלי שהיא מעבירה לקוחות שבסוף קונים, איזה שרשרת פעולות מובילה לשביעות רצון מקסימלית של לקוחות.
ואני מזכירה לכם – זה רק המשימות שלה, אפילו לא דיברנו על תהליכי מכירה שהם "צ'ק ליסט בפני עצמו".


אז מה שצריך כאן זה הדבר הבא:

תתחילו לנהל את המשימות שיש לכם היום בעסק, מה המשימה, מי אחראי עליה, מתי מבצעים אותה.

אם אין לכם עד היום – תיצרו צ'ק ליסט ברור לנושאים שאתם עוסקים בהם בעסק. למשל – תיצרו צ'ק ליסט לקליטת לקוח חדש, לשירות לקוח קיים, לפעולות תפעוליות שעושים בתוך העסק בכל תקופה.

זה לא משנה אם תעשו את זה באקסל, באאוטלוק – העיקר שהכל יהיה מרוכז במקום אחד שאותו אתם מסוגלים לנהל. תנהלו את זה באמצעי הכי נוח שתמצאו בסביבה שלכם.

לכאורה הייתם מצפים שאתן לכם כאן כלי משוכלל לנהל את הדברים האלה. אבל התהליך עצמו – של המחשבה על המשימות וכתיבת המשימות – הוא תהליך חשוב יותר מאשר להבין איך לנהל אותו ובאיזה כלי טכנולוגי – אחרי שתקחו את התהליך יהיה קל מאוד להחליט על טכנולוגיה מתאימה לתמוך בזה.

חשוב שלא תתעכבו בגלל סיבות הקשורות לטכנולוגיה. כבר היום תעשו רשימה של לפחות 30 משימות שחוזרות על עצמן בעסק שלכם.
את הרשימה הזו תשימו במקום שבו תוכלו לנהל אותן כל יום, ולעקוב אחריהן. משימות שלא ניתן לעקוב אחריהן - לא רלוונטי לתעד.

יש לכם אתגר או שאלה בנושא, אתם מוזמנים לשלוח אלי מייל ל- info@sheeta.co.il אשמח לסייע.


לסיום - אתם מוזמנים לצפות במצגת חינמית בנושא
מחכה לשמוע מכם, מוזמנים להשאיר תגובה בתחתית המאמר או לשלוח מייל ל-info@sheeta.co.il

להתראות
 
אלומה גניאל קובי