דף הבית >> מה בשבילך ? >> תסקל - תוכנה לבודק מוסמך >> Taskal_PrepareToTheChange
6 פעולות פשוטות שיכינו אותך
לקליטת תסקירים ממוחשבת
מאמר: "6 פעולות פשוטות שיכינו אותך לקליטת תסקירים ממוחשבת"

מאת: אלומה גניאל קובי
תאריך: 11/2016
כמו שבוודאי שמעת בכנס האחרון שהיה בנושא - משרד הכלכלה פועל במרץ למיחשוב תהליך הדיווח של התסקירים והליקויים שבודקים מוסמכים מנהלים בשוטף.

יש לכך המון סיבות והמון יתרונות, אבל אי הוודאות שאופף את הנושא הזה הוא גדול.

בניגוד למה שחושבים, ולתדמית שנוצרה בעבר, הפרויקט הזה עומד לצאת לפועל.
אני יודעת את זה כי משרד הכלכלה התייעץ איתנו בעבר בנושא, ואנחנו בודקים את מצב הפרויקט לעיתים, כדי להערך לכך עבור הלקוחות שלנו.

הדרך היחידה שבה אפשר להתמודד עם "הצרה" הזו - זה פשוט להבין שזה יקרה ולהתכונן לכך.

אז במקום "לטמון את הראש בחול", הנה 6 פעולות פשוטות, שאתם יכולים לעשות כבר היום, שיחסכו להם הרבה מאוד זמן, כסף וכאב ראש, כאשר תעברו לקליטת תסקירים ממוחשבת.


פעולה פשוטה #1:
ערכים קבועים וייחודיים בתסקירים שלכם, כבר היום


ביום הדין, משרד הכלכלה יחייב לשמור על הסדר בספרור התסקירים.
לא ניתן יהיה לשגר / לקלוט תסקיר שמספרו כבר הוקצה לתסקיר אחר. 

​לכן - חשוב מאוד כבר היום, ליצור שיטתיות בספרור הרץ של מספרי תסקיר בעסק שלכם, כדי שתוכלו לעקוב ולוודא שכל מספר שאתם נותנים, הוא ייחודי ואין שני לו בספרור.
כדאי לעשות את זה באמצעי ממוחשב, אקסל או תוכנה אחרת.

אם לא תעשו את זה כבר עכשיו, אתם עשויים למצוא את עצמכם מקלידים ידנית מאות ואלפי תסקירים, והמספרים שלהם, אחד אחרי השני. (במקום לקלוט אותם אוטומטית בבת אחת).


פעולה פשוטה #2: 
מספרי רישוי של מעליות ומתקנים


עדיין לא ברור לגמרי מה תהיה הדרישה המדויקת של משרד הכלכלה לתסקירים הממוחשבים, אבל מה שברור הוא, שלכל מתקן תהיה "תעודת זהות".
קרוב לוודאי שתעודת הזהות הזו תהיה דומה למה שיש היום, כגון "מספר התמ"ת" למעליות. "מספר רישוי" למתקנים אחרים וכדו'.

שימו לב לדרך המדויקת שבה אתם רושמים את המספרים הללו ותהיו קפדניים על הדיוק גם ברמת הקלדת ה"0" לפני מספר המעלית, או לסירוגין סימן "-" בין מספרי הרישוי.

הערה - מספרי רישוי לרוב נקלטים במערכות ממוחשבות ללא הסימן "-", אבל לרוב ניתן לקלוט אותם גם עם הסימון הזה וגם בלעדיו.
מה שחשוב הוא לדייק בספרות.


פעולה פשוטה #3:
הלקוחות שלכם אינם מעניינים את משרד הכלכלה


משרד הכלכלה אינו מתעניין בניהול העסק, ובפרט ניהול הלקוחות שלכם. 
משרד הכלכלה מתעניין באכיפת שימוש נכון ובטיחותי במתקנים.
המידע שמעניין אותו לטובת נושאים אלה הוא מינימלי ואילו מכיל מידע קריטי שכל בודק מוסמך חייב לנהל על הלקוחות שלו.
הפער בין היקפי המידע הזה הוא אדיר.
אל תצפו שהמערכת החדשה תנהל את הלקוחות שלכם. תתחילו לנהל את המידע הקריטי הזה כבר היום במקום אחד, מרוכז, שבו יהיה לכם קל להגיע לכל הלקוחות בקליקים בודדים.

הלקוחות שלכם, הפרטים העסקיים שלהם, דרכי ההתקשרות (גם אלה שאינם פורמליים), האם יש להם כלב בחצר או לא. האם הלקוח נחמד או זעפן. באיזה שעות נוח ללקוח שלכם לדבר איתכם. מי האדם שמשלם את הכסף על הבדיקה, מי האיש שבסופו של דבר אתם מתאמים איתו את הבדיקה. כל אלה - לא ינוהלו עבורכם במערכת.

לכן, אם עדיין אין לכם מקום אחד שבו אתם מנהלים את הדבר הזה, זה זמן טוב להתחיל לרכז את הנתונים האלה.
הם חשובים לכם ברמה העסקית, ואין סיבה להמתין עם זה.


פעולה פשוטה #4:
וודאו שהמידע שאתם מקלידים לתסקיר מתאים לאופי השדה
  • ערכי תאריכים - הקלידו בפורמט תאריך מובנה. המקובל הוא dd/mm/yyyy.
     
  • ערכים מספריים - וודאו שיהיה רק מספר בשדה, ללא תוספות טקסטים. אלו יפריעו להעתקה והדבקה עתידית.
     
  • מרווחי הבדיקות (משך הזמן שעובר בין בדיקה אחת לבדיקה הבאה) - וודאו שהם תואמים את המרווחים המורשים לפי חוק. אל תאלתרו, שימו תאריך תוקף שיעמוד בדרישה.
     
  • כל הדברים הללו יאפשרו לכם להגיע למצב של העתקת תסקיר מהירה ויעילה, בלי צורך להקליד מחדש נתונים.
מדובר בחסכון בשעות רבות של עבודה !


פעולה פשוטה #5:
למי שעובד עם תוכנה - העברת המידע בקליק


תוודאו עם בית התוכנה, שכאשר יגיע "יום הדין", יש שם אנשים שיכולים לפתח את היכולת לייצא את המידע שלכם למערכת של משרד הכלכלה בקליק פשוט.

עדיין לא ידועות הדרישות המדויקות של משרד הכלכלה. למעשה, נדע זאת רק לאחר שהמערכת שלהם תהיה באויר, אבל חשוב לוודא עם בית התוכנה שלכם, שכאשר יהיה מפרט שמתאר את הממשק למערכת הזו - יהיה מי שיוכל להבין אותו ולבצע אותו. 

אחרת, אתם תעבדו כפול.

בקשו לדעת תוך כמה זמן בית התוכנה מתחייב שיהיה לכם. 
חשוב מאוד להיות ערוכים לכך כדי להמנע מעבודה רבה מאוד ללא סיבה מוצדקת.


פעולה פשוטה #6:
קשר בין המידע הכספי ובין התסקירים שלכם


זוהי פעולה נכונה גם ללא קשר למחשוב התסקירים העתידי.

יש ליצור קשר ברור, ברשימה מסודרת, בין התסקירים ובין החשבונית שיצאה עבורם.
את הקשר הזה ניתן לייצר בעזרת רשימה שבה יש עמודה של מספר התסקיר, ועמודה של מספר החשבונית שיצאה לחיוב.
מי שרוצה יכול גם לרשום פרטים נוספים, אבל אלה הפרטים הכי חשובים.

רישום כזה, ישאיר אתכם בשליטה עסקית מדויקת על הפעילות שלכם, ועל החיובים שיצאו בגין פעילות זו.

כמובן שההמלצה שלנו היא לעשות את זה בתוכנה (וברור שבתסקל)  אבל זה כבר עניין אחר :-) .


אני מאחלת לכם, שכאשר השינוי יגיע - תגיעו אליו ערוכים בצורה הטובה ביותר.

שלכם,
אלומה גניאל קובי


גילוי נאות:
אנחנו חברה שעוזרת לבודקים מוסמכים לנהל את העסק שלהם בעזרת תוכנת "תסקל".
אנחנו לא קשורים ולא מייצגים את משרד הכלכלה או כל גורם אחר בשום אופן. אנו מעבירים את המידע הזה על סמך ניסיוננו הרב בעולם התוכנה, ומתוך ניסיוננו העצום בתחום פיתוח תוכנה לעסקים של בודקים מוסמכים.

 
אם תרצו לקבל מידע על תוכנת תסקל, שעוזרת לרוב הבודקים המוסמכים לנהל את העסק שלהם בצורה סופר יעילה -
מוזמנים להקליק על הקישור הזה, ונציג שלנו יחזור אליכם לתיאום שיחת היכרות ובדיקת התאמה, בחינם.