דף הבית >> how to back outlook messeges?

איך יודעים איפה נמצא קובץ Outlook במחשב שלכם,
איך מגבים את הקובץ בצורה נכונה

מאמר זה מתאים למי שמנהל את המיילים שלו בעזרת Outlook.
המטרה של המאמר היא:
  • לסייע לכם לזהות את קובץ הנתונים.
  • לזהות את הספריה שבה הוא שמור.
  • להגדיר את הספריה הזו בצורה נכונה - לגיבוי בענן.
קובץ ה-Outlook הוא קובץ שהסיומת שלו היא .pst
כדי למצוא את המקום בו שמור הקובץ, יש לבצע את הפעולות הבאות:

1. פתח את Outlook שלך והכנס ללשונית—"קובץ"
2. בתפריט ה"מידע" הקליקו על "הגדרות חשבון"
בחלון שנפתח הקליקו על הלשונית "קבצי נתונים"
בלשונית "קבצי נתונים" (Data Files) תוכלו לראות את הנתיב של הקבצים של outlook שבהם שמורים המיילים שלכם,
אנשי קשר וכדו'. 
אם אתם מנהלים יותר מתיבת מיילים אחת ב-Outlook - תראו פה יותר מקובץ אחד.
בדוגמא שלפניכם - ישנן שתי תיבות מייל - אחת בשם ברירת המחדל - Outlook.pst,
והשניה היא תיבת המייל של התמיכה הטכנית - support - sheet.pst.

אם ברצונכם לראות את הקבצים בתוך התקייה – אתם יכולים ללחוץ על "פתיחת מיקום קובץ..." (חץ אדום בתמונה)
כדי להגיע ישירות לתוך הספריה.
גישה מהירה לספריה תאפשר לכם להגדיר אותה בצורה מהירה לגיבוי (אם עוד לא עשיתם זאת).
כיצד מגדירים את הספריה של Outlook לגיבוי
  1. הקליקו על "פתיחת מיקום קובץ"
  2. כאשר אתם נמצאים בתוך הספריה - תעלו רמה אחת למעלה לספריה עצמה, בדוגמא ל"Outlook Files".
  3. הקליקו קליק ימני על הספריה, ביחרו מהתפריט Livedrive > Backup with Livedrive Backup
  4. תועברו אוטומטית לניהול הגיבויים - וזהו הקובץ מגובה.
  5. אם ישנן ספריות נסתרות מתחת לספריית Outlook Files, שהינן ספריות מערכת, יש לבטל את הסימון של ה-V ליד ספריות אלה, שלא יגובו גם הן.
    כידוע - אין לגבות ספריות מערכת לגיבוי בענן.

גודל קובץ ה-Outlook - והאתגר בעניין

לצערנו אנחנו רואים הרבה עסקים שגודל קובץ האאוטלוק שלהם עולה על 5 ג'יגה.
למרות שהגיבוי שלנו בהגדרה אינו תומך בגיבוי של קבצי מסדי נתונים (קובץ האאוטלוק הוא מסד נתונים), אפשר לגבות את קובץ האאוטלוק. אולם צריך לקחת בחשבון כמה דברים.

כאשר מגבים קובץ אאוטלוק, אשר מתחדשים כל יום, חשוב לדעת את הדברים הבאים:
  1. קובץ אשר לא מצליח להטען לענן במהלך 48 שעות - לא יגובה בצורה תקינה. לכן צריך למצוא עבורו פתרון גיבוי אחר. (לקבצים גדולים צריך למצוא פתרון אחר).
     
  2. כל שינוי מטעין את הקובץ מחדש, ולא רק חלקים ממנו. הפתרון שנותן גיבוי רק לשינוי שהקובץ עבר הינו יקר יותר, ולכן הוא אינו בעדיפות הראשונה של עסקים. אולם יש פתרון, ונוכל לסייע בכך.
     
  3. מהירות ה-upload של הרשת שלכם הופכת להיות הרבה יותר חשובה, כי היא תקבע אם הקובץ יצליח להטען לענן בתוך 48 שעות או לא.
     
  4. פתרון של סינכרון קובץ האאוטלוק לספריה צדדית, ואותה לגבות, הוא פתרון טוב כדי שהגיבוי לא יפריע לכם לעבוד עם האאוטלוק כאשר הוא פעיל.
     
  5. בפתרון זה גם ניתן לכווץ אותו בזמן אמת. פתרון של סינכרון בין ספריות צריך לקבל מטכנאי מחשבים שמכיר את הנושא.

במצבים כאלה, כדאי להיוועץ בנו, או בטכנאי המחשבים שלכם, כדי לאפשר גיבוי תקין של קובץ זה.


בהצלחה,

צוות התמיכה הטכנית של שיטה
  

מידע נוסף אפשר לקבל ב- info@sheeta.co.il